Signaler en toute sécurité ? La politique de whistleblowing de MIC

QUI ET QUOI SIGNALER

Qui peut faire un rapport ?

Les personnes suivantes peuvent faire un rapport

• les employés, les travailleurs indépendants, les contractants, les volontaires et les stagiaires, y compris ceux qui ne sont pas rémunérés, qui travaillent pour MIC SpA ;
• les travailleurs ou les collaborateurs qui exercent leur activité professionnelle auprès d'entités qui fournissent des biens ou des services ou qui réalisent des travaux pour des tiers ; les professionnels indépendants et les consultants qui exercent leur activité auprès de MIC SpA.

Les rapports peuvent également être effectués

• lorsque le rapport juridique n'a pas encore commencé, si des informations sur des violations ont été obtenues au cours du processus de sélection ou dans d'autres phases précontractuelles
• pendant la période d'essai
• après la fin de la relation juridique, si des informations sur des violations ont été obtenues au cours de la relation.

Ce qu'il faut signaler

Informations sur des violations concernant des faits (de quelque nature que ce soit, même s'il s'agit d'une simple omission), concernant MIC S.p.A, qui peuvent constituer

• des infractions administratives, comptables, civiles ou pénales ;
• les infractions entrant dans le champ d'application des actes de l'Union européenne et des dispositions nationales les mettant en œuvre ;
• les actes ou omissions portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne ;
• les actes ou omissions affectant le marché intérieur (à titre d'exemple : violations des règles de concurrence et des aides d'État) ;
• les actes ou comportements qui vont à l'encontre de l'objet ou du but des dispositions des actes de l'Union européenne.

Les déclarations doivent porter sur des faits dont la personne déclarante a connaissance, étant donné qu'elle a des motifs raisonnables de croire que les informations déclarées sont vraies au moment de la déclaration.

Les signalements doivent être effectués rapidement par rapport à la connaissance des faits, de manière à permettre concrètement de les vérifier. 

Ne constituent pas des rapports de dénonciation les objections, réclamations ou demandes liées à un intérêt personnel du dénonciateur qui se rapportent exclusivement à sa relation de travail individuelle, ou qui sont inhérentes à sa relation avec des figures hiérarchiquement supérieures.

CANAUX DE SIGNALISATION

Canaux de rapports internes

Les rapports peuvent être envoyés via 

• plate-forme informatique accessible à partir du site web de MIC SpA 
• verbalement, par le biais d'une déclaration faite par le déclarant lors d'une audition spéciale.

La plateforme informatique est l'outil privilégié pour l'envoi et la gestion des rapports, car elle est la mieux à même de garantir, par des moyens informatisés, la confidentialité de l'identité du dénonciateur et des mesures adéquates de sécurité de l'information.

Grâce à la plateforme, il est possible

• d'envoyer un rapport
• modifier ou mettre à jour un rapport envoyé
• de consulter le statut d'un rapport envoyé
• de recevoir un retour d'information sur la suite donnée au rapport.

La plateforme vous permet de :

• séparer les données d'identification du déclarant du contenu du rapport, en prévoyant l'adoption de codes remplaçant les données d'identification, afin que le rapport puisse être traité de manière anonyme ;
• de préserver la confidentialité du contenu du rapport pendant toute la phase de gestion du rapport, en n'autorisant l'accès qu'aux personnes autorisées ;
• adopter des protocoles sécurisés pour la transmission des données sur le réseau, ainsi que l'utilisation d'outils de cryptage pour le contenu du rapport et de toute documentation jointe ;
• interagir avec le déclarant en garantissant son anonymat.

La personne déclarante reçoit un accusé de réception dans les 7 jours suivant la réception du rapport. Elle est également informée des résultats de l'enquête menée sur la question.

Rapports externes et divulgation publique

Le décret législatif n° 24/2023 prévoit la possibilité d'effectuer des rapports externes à l'Autorité nationale anticorruption (ANAC) et de divulguer publiquement les violations dans les cas expressément prévus par la règle. La possibilité de faire des rapports externes à l'ANAC n'est autorisée que dans les cas suivants

• lorsque la voie de signalement interne n'est pas active ou qu'elle n'est pas conforme aux exigences de la loi ;
• dans les cas où le dénonciateur a déjà fait un rapport interne qui n'a pas été suivi ;
• dans les cas où le dénonciateur a des raisons fondées de croire que, s'il faisait un rapport interne, celui-ci ne serait pas suivi de manière efficace ou qu'il pourrait donner lieu à un risque de représailles ;
• dans les cas où le dénonciateur a des raisons fondées de croire que la violation peut constituer un danger imminent ou évident pour l'intérêt public.

PROTECTION DU RAPPORTEUR

Conformément aux dispositions de la loi, MIC SpA garantit la confidentialité de l'identité du journaliste dès la réception du rapport et interdit (et sanctionne dans la mesure permise par ses pouvoirs et facultés) toute forme directe ou indirecte de mesures et de comportements de rétorsion ou discriminatoires adoptés à l'encontre du journaliste à la suite du rapport, y compris ceux d'omission, même tentés ou menacés, ainsi que ceux visant des tiers liés au journaliste, tels que des parents ou des collègues.

PROTECTION DE LA PERSONNE IMPLIQUÉE

Les personnes impliquées à quelque titre que ce soit dans la gestion des rapports sont tenues, dans les limites de la loi, de maintenir la confidentialité quant à l'existence et au contenu du rapport reçu et à l'activité exercée à cet égard, et de garantir la confidentialité de l'identité du dénonciateur conformément aux dispositions de la réglementation en vigueur.

MIC SpA protège les droits des Personnes Impliquées, tout d'abord en s'assurant, afin de garantir une confidentialité appropriée, que toute communication relative à leur identité respecte strictement le principe selon lequel une personne n'est autorisée à accéder à certaines informations que si cela est nécessaire - et dans la mesure nécessaire - à l'exécution des activités dont elle est responsable selon les tâches qui lui ont été assignées par la société.

La Personne impliquée est informée de l'existence et du contenu du rapport et en reçoit une copie, à l'exception de la mention de l'identité du dénonciateur, qui ne peut en aucun cas être divulguée à la Personne impliquée, sauf dans les cas expressément prévus par la loi.

La personne impliquée a le droit d'être informée du résultat de l'enquête. Après mûre réflexion, la divulgation à la Personne impliquée peut être retardée ou ne pas être faite en tout ou en partie s'il apparaît nécessaire d'attendre l'action des autorités publiques, ou s'il est raisonnable de penser que, en fournissant la divulgation, la confidentialité de l'identité du Dénonciateur protégée par la loi peut être mise en danger.

Pour plus de détails, veuillez vous référer à l'annexe "Politique de dénonciation de MIC SpA".

TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Dans le cadre du processus de gestion des rapports, les données à caractère personnel sont traitées conformément à la législation pertinente en vigueur (règlement (UE) n° 679/2016 et décret législatif n° 196/2003, tel que modifié par le décret législatif n° 101/2018). Veuillez vous référer à la "Note d'information sur le traitement des données à caractère personnel du déclarant" ci-jointe.